वीरगंज संजालवीरगंज । म्यासेजिङ तथा ओटीटी सेवाहरुको विकास जतिसुकै भएपनि अफिसियल कामको लागि ईमेलको महत्व घटेको छैन । त्यसैले त तपाईं हामी प्रायः अफिसियल कामका लागि ईमेलको प्रयोग दिनहुँरुपमा गरिरहेका हुन्छौं ।
तर ईमेल सामान्य रुपमा प्रयोग गर्दा कहिलेकाहिँ अनावश्यक रुपमा धेरै समय खेर गइरहेको हुन्छ । साथै एउटै कामका लागि उही प्रक्रिया दोहोर्याइरहन दिक्क लाग्दो हुन्छ ।
आज हामी तपाईंलाई जिमेलका १० यस्ता टिप्स बताउँदै छौं, जसबाट तपाईंको थुप्रै समय मात्र जोगाउने छैन, झन्झटबाट समेत मुक्त गर्नेछ ।
ईमेल कन्ट्याक्ट ग्रुप
यदि कुनै कार्यालयमा काम गर्नुहुन्छ भने तपाईंलाई दैनिक कयौं ईमेलहरु पठाउनुपर्ने हुन्छ । त्यस्तोमा तपाईंलाई फरक डिपार्टमेन्टका कर्मचारीलाई फरक फरक ईमेलहरु पठाउनुपर्ने हुनसक्छ ।
कुनै निश्चित जिल्ला वा क्षेत्रका कर्मचारी छन् भने उनीहरुलाई एक एक गरेर ईमेल पठाउनुपर्ने हुनसक्छ । यस्तै गरी अर्को जिल्ला वा क्षेत्रकालाई ईमेल पठाउँदा पनि एक एक गरेर उनीहरुको ईमेल आईडी टाइप गरिरहनुभएको हुनसक्छ ।
पक्कै पनि एक एक गरेर ईमेल आईडी टाइप गर्नु, विषय खुलाउनु अनि ईमेल लेख्नु, यो प्रक्रिया निकै झन्झटिलो र लामो हुन्छ, । तर यो प्रक्रियालाई सहज बनाउन एउटा यस्तो तरिका छ, जसका लागि तपाईं ईमेल ग्रुप बनाउन सक्नुहुन्छ ।
ईमेल सेड्युल
आफ्नो ईमेल आईडीको एक्सेस अरुलाई दिन
मानौं तपाईं सहरभन्दा बाहिर हुनुहुन्छ । तर तपाईंको ईमेलमा अफिसको महत्वपूर्ण ईमेल आयो । यस्तोमा त्यसलाई चेक गरेर रिप्लाई दिनुपर्यो ।
यस्तोमा अफिसको कुनै सहकर्मीलाई आफ्नो ईमेलको पासवर्ड दिनुपर्ने भयो । अब के गर्ने ?
तर चिन्ता नलिनुहोस् । तपाईंलाई आफ्नो ईमेलको पासवर्ड दिन सहज लाग्दैन । किन भने तपाईंको ईमेल आईडीबाट जो कसैले जेसुकै पनि गर्न सक्छ । यो नितान्त व्यक्तिगत जानकारी हो ।
तर यस किसिमको समस्याको समाधान पनि गुगलले दिएको छ । जिमेलमा यस्तो फिचर छ, जसबाट तपाईं बिना पासवर्ड आफ्नो ईमेल अन्य कुनै व्यक्तिलाई प्रयोग गर्न दिनसक्नुहुन्छ । यसरी दिइएको एक्सेस आवश्यकता अनुसार बन्द गराउन पनि सक्नुहुन्छ ।
यसरी एक्सेस दिएर आवश्यक काम पुरा भइसकेपछि तपाईंलाई यस्तो एक्सेस बन्द गराउनुपर्ने हुनसक्छ ।
ईमेल फरवार्ड कसरी गर्ने ?
कहिले काहिँ हामी ईमेल आईडी त बनाउछौं । तर पछि आएर हामीलाई उक्त ईमेल आईडी गलत नामबाट बनाइएछ भन्ने लाग्न सक्छ ।
अब तपाईंलाई ईमेल आईडीमा रहेको नाम सच्याउन मन छ । तर सबैतिर तपाईंले त्यही पुरानै आईडी दिनुभएको छ ।
यस्तोमा के गर्ने ? पक्कै पनि तपाईंले यस किसिमको दुविधाको सामना गर्नुपर्ने हुनसक्छ । अब नयाँ ईमेल बनाउनु भयो भने ईमेल जति पुरानो आईडीमा आइरहेका हुन्छन् । यस्तो अवस्थामा तपाईंले बारम्बार दुवै ईमेल आईडी चेक गर्नुपर्ने हुन्छ ।
यस किसिमको झन्झटबाट समेत मुक्ति दिलाउने फिचर जिमेलले उपलब्ध गराएको छ । यसका लागि तपाईंले पुरानो ईमेलमा आएको ईमेल नयाँ ईमेलमा स्वतः फरवार्ड हुने बनाउन सक्नुहुन्छ ।
आफू विदामा हुँदा के गर्ने ?
मानौं तपाईं विदामा हुनुहुन्छ । तर तपाईंको जिमेलमा थुप्रै ईमेलहरु आइरहेका हुनसक्छन् । यस्तोमा आफू विदामा रहेको र फर्केपछि उनीहरुलाई प्रतिक्रिया दिने कुराको जानकारी गराउन सक्नुहुन्छ ।
क्याटेगोरी व्यवस्थापन
तपाईंको ईमेलमा आउने मेलका लागि जिमेलले नै कयौं लेबल अर्थात क्याटेगोरी बनाइदिएको हुन्छ । त्यसमा प्राइमरी, सोसल, प्रमोसन्स, अपडेट, फोरुम आदि हुनसक्छन् ।
यसमा क्याटेगोरीअनुसारका फरक फरक ईमेल आइरहेका हुन्छन् । यदि तपाईं जिमेलले बनाइदिएको क्याटेगोरीमा चित्त बुझाइरहनु भएको छैन र एउटा क्याटेगोरीको ईमेल अर्को क्याटेगोरीमा आओस् भन्ने चाहनुहुन्छ भने त्यो पनि मिलाउन सक्नुहुन्छ ।
पठाइसकेको ईमेल फिर्ता ल्याउन
कहिले काहिँ एक जनालाई पठाउन खोजेको ईमेल अर्कैलाई गइरहेको हुन्छ । बेला बेलामा यस्तो कमजोरी धेरैबाट भइरहेको हुन्छ ।
जिमेलले यसको समेत समाधान दिएको छ । जसमार्फत तपाईं पठाइसकेको ईमेल समेत फिर्ता ल्याउन सक्नुहुन्छ ।
एउटा आईडीमा आउने ईमेल अर्कोमा समेत आउने बनाउन
यदि तपाईं एउटा ईमेल आईडीमा आउने ईमेल सँगसँगै अर्को ईमेल आईडीमा समेत जाओस् भन्ने चाहनुहुन्छ भने त्यसको विकल्प समेत जिमेलमा उपलब्ध छ ।
इमेल चेक गर्ने सजिलो तरिका
तपाईं सामान्यतया ईनबक्समा आउने ईमेल एटा चेक गरेर अर्कोमा जान ब्याक गर्नुहुन्छ होला । अनि अर्को क्याटेगोरीमा गएर दोस्रो ईमेल चेक गर्नुहुन्छ होला ।
तर यसो गर्नु निकै लामो र झन्झटिलो प्रक्रिया हो । यसलाई सहज बनाउन जिमेलले एउटा सुविधा दिएको छ ।
ईमेलमा सर्टकर्ट की
जिमेलमा समेत सटकट कीहरु दिइएका छन् । त्यसमा ईमेल पठाउनका लागि तपाईंले माउस दबाउनुपर्ने बाध्यता छैन ।सामान्यतया जिमेलले यस्ता सर्टकर्ट कीलाई डिसेबल गरेर राखेको हुन्छ ।
